Etre occupé et être productif sont 2 choses différentes ! [3 conseils pour améliorer votre productivité]

Et si on avait un moyen d’améliorer notre productivité ?

En effet être occupé ce n’est pas très difficile. On l’est tous !

Mais est-ce que nous sommes réellement productifs ?

Tout d’abord qu’est ce que la productivité:

Selon Wikipedia, « la productivité du travail est définie comme la production (en termes de quantité de biens ou de services produits) obtenue pour chaque unité du facteur de production « travail » utilisé. »

Elle peut être mesurée en fonction des heures travaillées (productivité réelle) ou en fonction de la valeur des biens produits (chiffre d’affaire) et du coût de la main d’œuvre (productivité financière).

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Donc pour résumer simplement, être productif c’est réaliser des tâches à forte valeur ajoutée en un minimum de temps.

Le « problème », c’est que quand vous êtes indépendant, vous n’avez pas forcément un petit chef au dessus de vous pour vous dire de vous remettre au travail ou quoi faire…quoi que les français sont considérés comme étant très productifs (du moins trois fois plus que les américains par exemple).

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Donc que faire pour optimiser la gestion de son temps ?

Voici 3 conseils que j’ai pêché ici et là dans des livres ou sur internet et qui marche plutôt bien pour moi (rappel: je suis un homme marié de 32 ans, entrepreneur, investisseur avec un enfant en bas âge (4 mois), 2 chiens, 1 chat, nouvellement blogueur…et je travaille depuis mon domicile; mon épouse quant à elle travaillant à l’extérieur):

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1 – Déjà commencez les tâches les plus difficiles en début de journée (cf. livre « Avalez le crapaud ! 21 bons moyens d’arrêter de tout remettre au lendemain, pour accomplir davantage en moins de temps » de Brian Tracy). On a tendance à toujours repousser les tâches qu’on ne veut pas faire (ennuyeuses, avec des difficultés techniques ou autres…) et du coup on procrastine et/ou on effectue des tâches à faible valeur ajoutée, alors qu’on devrait se consacrer aux tâches les plus importantes (celles qui apportent le plus de valeur ajoutée) comme écrire un article pour un blog par exemple.

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2 – Ensuite, j’ai créé un document Excel:

Avec sur la première page qui se nomme « Liste des tâches à faire maintenant »:  dans la moitié supérieure « Critiques maintenant (à faire aujourd’hui) = tâches urgentes, aujourd’hui dernier carat  » à gauche et à droite les commentaires ; dans la moitié inférieure « Opportunités maintenant (à commencer cette semaine; à revoir tous les jours; 20 tâches max) » à gauche et à droite les commentaires.

Et sur la deuxième page qui se nomme:  « Au delà de l’horizon (au delà d’une semaine; à revoir toutes les semaines) » avec à gauche la description des tâches et à droite les commentaires.

Enfin sur la troisième page les conseils pour utiliser au mieux ce système; ces conseils sont les suivants:

– Utilisez des verbes

– Soyez spécifique

– Si une tâche demande moins de 2 mins, faites la immédiatement et ne l’inscrivez pas dans la liste

– Tout ce qui n’est pas dans cette liste, vous n’avez pas besoin d’y penser !

– Il n’y a rien d’urgent qui n’est pas dans la liste !

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Pour chaque tâche, il y a 5 actions possibles:

– Supprimer

– Déléguer

– Classer

– Planifier

– Faire

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« Arrêtez d’être multitâches ! » :  4 conseils pour dire stop aux distractions:

1. Fermez vos boîtes mails, téléphone, portable et internet si possible

2. Débarrassez-vous de l’encombrement sur votre bureau

3. Utilisez une minuterie et focalisez-vous sur votre tâche aussi longtemps que possible *

4. Si vous êtes dérangé, écrivez toute demande entrante sur votre bloc-notes, et revenez à votre tâche

* exemple: « technique Pomodoro »: 25 mins de tâche, 5 mins de pause; au bout de 4 sessions (4X25 mins), on fait 15 à 20 mins de pause (cf. plus bas)

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Ce système à le gros avantage de « décharger votre cerveau », comme dit plus haut, « tout ce qui n’est pas dans cette liste, vous n’avez pas besoin d’y penser ! » et/ou « il n’y a rien d’urgent qui n’est pas dans cette liste ! »

3 – Enfin j’applique la « technique Pomodoro » (citée plus haut). Franceso Cirillo a créé cette technique alors qu’il était encore étudiant à l’université à la fin des années 80. Il l’a nommé Pomodoro car le 1er minuteur qu’il a utilisé était un minuteur de cuisine en forme de tomate (pomodoro voulant dire tomate en Italien).

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Cette technique repose sur 5 étapes:

1. Décider de la tâche à effectuer

2. Régler le pomodoro (minuteur) sur 25 mins

3. Travailler sur la tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne

4. Prendre une courte pause (5 mins)

5. Tous les 4 pomodori (tomates) prendre une pause de 15 à 20 mins

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Cette technique permet de se focaliser sur une tâche unique et d’éviter toute interruption. Même si votre téléphone sonne, ou si vous recevez un email, attendez la prochaine pause pour y répondre. Vous allez pouvoir constater que votre productivité va monter en flèche !

Je vous conseille ce site très bien fait pour les minuteurs, il y a même le minuteur pour cette fameuse technique.

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Et vous quels sont vos techniques ou vos conseils pour améliorer notre productivité ?


10 réflexions au sujet de « Etre occupé et être productif sont 2 choses différentes ! [3 conseils pour améliorer votre productivité] »

  1. SAlut Chris,

    Je fonctionne avec la même grille que toi, mais version papier format A6. Les tâches à la semaine sont notées dessus, stabilotées quand elles sont terminées.
    En fin de semaine, ce qui n’est pas fait et non important est jeté. L’important est reporté sur la semaine suivante (1er truc à faire).
    En complément, j’ai un plan à six mois/un an selon mes objectifs écrit sur un cahier. Comme cela, j’ai les idées claires et je peux avancer et scinder ces objectifs en petits pas quotidiens !
    Merci pour les conseils, je vais me laisser tenter par le pomodoro !
    Julien
    Julien d’Investir dans les parkings Articles récents..5 mois de travail se finissent : la publication du livreMy Profile

    • Julien,

      J’étais comme toi jusqu’à récemment, je mettais tout sur papier…maintenant j’ai tout mis sur excel et je n’ai plus rien sur mon bureau…mine de rien ça fait du bien…on ne se sent plus « encombré »!

      Pour le Pomodoro n’hésites pas à me faire part de ton retour!

      A très bientôt,
      Chris

  2. Merci pour ce très bon article.
    Par contre, j’ai remarqué personnellement que le durée du pommodoro n’est pas tout à fait adapté, car il faut un temps de préchauffage pour se mettre à fond dans la tâche, et un temps pour en sortir, donc avec un pommodoro de 25 minutes, ça ne laisse pas assez de temps efficace pour les tâches longues je trouve.
    Donc, ce que j’ai fais c’est que j’ai gardé la durée du pommodoro au début, puis je l’ai augmentée, au fur et à mesure que ma nouvelle méthode de travail s’était installé, et maintenant c’est devenu une habitude. C’est vraiment au début que c’est difficile, ensuite on s’y habitue.

    Bonne chance à tous ceux qui essaieront la méthode, et n’oubliez pas, c’est à vous de l’adapter selon vos impératifs.

    Jonathan

    • Jonathan,

      Merci pour ton retour!

      Comme tu le dis chacun doit adapter les techniques à sa convenance…le but étant d’être plus productif quelque soit la méthode utilisée…

      A très bientôt,
      Chris

  3. J’ai longtemps cherché mon système également. Heureusement, je suis tombé sur les stages de développement personnel « les fleurs de lune » de Sylvia.
    Je vous voir venir… Non, elle ne m’a pas donné un système pour gérer mon temps, elle m’a aidé à trouver le mien, ce qui me semble beaucoup mieux.
    En prime, cela a été l’occasion d’une merveilleuse découverte du Maroc!

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